PRIVACYVERKLARING OPTI-OFFICE SOLUTIONS
Privacybeleid
De eenmanszaak Steven van den Brink, gekend onder de merknaam Opti-Office Solutions, Henri Rulstraat 8, 2240 Zandhoven heeft tot doel bedrijven en ondernemers te ondersteunen in hun zoektocht naar groei door er op een georganiseerde en gestructureerde manier voor te zorgen dat ondernemers zich volledig kunnen toeleggen op hun core-business. Je kan bij ons steeds terecht voor operationele ondersteuning in het onvermijdelijke administratieve segment in de rand van het ondernemerschap.
In dit document wordt het privacy beleid van Opti-Office Solutions geschetst dat van toepassing is op de diensten die worden aangeboden door Opti-Office Solutions en het gebruik van de website.
We bieden de mogelijkheid om gebruik te maken van een contactformulier via de website en/of contact op te nemen via e-mail. Ook bestaat de mogelijkheid om ons te contacteren via onze Facebookpagina. Deze opsomming van mogelijkheden is niet limitatief en eventuele toekomstige nieuwe webtoepassingen vallen dan ook automatisch onder deze privacyverklaring.
Opti-Office Solutions neemt privacy zeer ernstig. Via dit document willen we dan ook zo helder als mogelijk informeren over de manier waarop Opti-Office Solutions persoonsgegevens verzamelt en gebruikt.
Opti-Office Solutions stelt als onderneming alles in het werk, en voorziet alle mogelijkheden om te voldoen aan de Belgische en Europese wetgeving rond de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Opti-Office Solutions stelt alles in het werk om als onderneming GDPR-compliant te zijn (te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Deze privacyverklaring is de tweede versie die gepubliceerd wordt en werd het laatst bijgewerkt op 10/02/2020
Verwerkingsdoeleinden
Wanneer je onze website bezoekt worden er geen persoonsgegevens bijgehouden. We maken wel gebruik van cookies. Meer info over ons cookiebeleid vind je later terug in deze privacyverklaring..
Persoonsgegevens worden voor verscheidene doeleinden verwerkt. We hechten er alle belang aan dat wij enkel gegevens verzamelen en verwerken voor doeleinden die ter zake zijn, dienend zijn, en beperkt zijn tot wat echt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze verwerkt worden.
Opti-Office Solutions verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van klanten voor klanten- en orderbeheer – klantenadministratie, opvolgen bestellingen/leveringen, facturatie en het verzenden van onze nieuwsbrief.
Rechtsgrond voor het verwerken en verzamelen van gegevens
Door het gebruik van onze website, contactgegevens, facebookpagina en diensten kunnen een aantal persoonsgegevens verzameld worden. “Persoonsgegevens” zijn alle informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Deze gegevens worden dus op verschillende manieren ingezameld, zoals daar zijn onder andere:
– Het gebruik maken van onze diensten
– Het solliciteren op een bestaande vacature of een spontane sollicitatie
– Het contact opnemen met Opti-Office Solutions via online contactformulier en/of email
– Het inschrijven op onze nieuwsbrief
– Het gelinkt zijn met onze social media
– Deze lijst is niet limitatief…
Opti-Office Solutions kan gegevens rechtstreeks inzamelen of via derden verkrijgen voor zover je hiertoe toestemming hebt gegeven.
Wanneer het contactformulier op onze website wordt ingevuld, verwerken we de contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres, telefoon, bedrijfsnaam) enkel en alleen met het doel om het bericht te kunnen verwerken.
Wanneer er wordt ingeschreven op onze nieuwsbrief, slaan we jouw email adres op. Dit hebben we nodig om je de nieuwsbrief te kunnen versturen. Je email adres wordt veilig opgeslagen in onze database en bij Mailchimp.
Als je klant bent bij Opti-Office Solutions, slaan we ook jouw contact- en facturatiegegevens op in onze database.
Voor een optimale uitvoering van uw opdracht voor Opti-Office Solutions, of in de aanloop naar een mogelijke samenwerking, moeten we eveneens een aantal persoonlijke gegevens bijhouden en verwerken. Bij het aanmaken van een contactpersoon in onze database noteren we daarom steeds voornaam, familienaam, GSM en/of telefoon, email adres, taal en geslacht. Ook voorzien we een contact steeds met enkele informatieve tags (bv: voormalige klant, huidige klant, prospect,…), hoedanigheid (bv: partnerbedrijf, freelancer,…).
Deze gegevens zullen gebruikte worden enerzijds voor data opslag in het kader van een efficiënte communicatie, analyse en rapportage en anderzijds in het kader van dataverwerking die past binnen de uitvoering van de opdracht die werd besteed aan Opti-Office Solutions.
Alle gegevens die worden verzameld door Opti-Office Solutions zullen uiteindelijk dienen om de samenwerken vlot te laten verlopen.
Bijkomende gegevens zoals adres, website, bankgegevens kunnen ook vrijwillig meegedeeld worden met het oog op een meer nauwkeurige samenwerking.
Alle gevraagde persoonsgegevens zijn essentieel voor een optimale uitvoering van de opdracht die werd uitbesteed aan Opti-Office Solutions. Indien er zicht een probleem zou voordoen, dienen al deze gegevens om de klant snel te kunnen contacteren.
Veiligheid
Opti-Office Solutions Outlook en Mailchimp nemen alle redelijke beveiligingsmaatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen onverwachte vernietiging, accidenteel verlies, moedwillige wijziging of ongeoorloofde toegang.
Outlook (en Microsoft in het algemeen) profileert zich als GDPR compliant dienstverlener. Hoe de producten van Microsoft voldoen aan de GDPR wetgeving ken je erugvinden in het Microsoft Trust Center.
Mailchimp beveiligt jouw data en maakt deel uit van een gecertificeerd EU-US Privacy Shield Framework en respecteert dus jouw privacy.
Verder wordt er gebruikt gemaakt van onder andere firewalls, antivirussystemen en een intern paswoordbeleid. Het aantal medewerkers dat toegang heeft tot jouw persoonsgegevens is beperkt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken voor de klant. De verwerking zal gebeuren met inachtneming van de Wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Privacywet 08/12/1992) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR EU 2016/679).
Uw gegevens worden in onze kantoren ook fysiek beschermd door de aanwezigheid van een alarmsysteem met camerabewaking.
Overmaken aan derden en bewaartermijnen
Opti-Office zal in geen enkel geval de verzamelde persoonsgegevens meedelen aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten.
In uitzonderlijke gevallen hebben wij ook de wettelijke verplichting om bepaalde persoonlijke gegevens te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties en/of gerechtelijke instanties (sociaal secretariaat, fiscale verplichtingen, vragen omtrent een politioneel of gerechtelijk onderzoek)
Opti-Office Solutions kan ook een beroep doen op freelancers om een deel van onze diensten aan hen uit te besteden om onze klanten nog beter van dienst te zijn en sneller verder te helpen.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de functie van doeleinden waarvoor ze verwerkt worden. De bewaartermijn zal in deze optiek dan ook verschillen en niet voor elke klant dezelfde zijn.
Cookies
Op de website van Opti-Office Solutions (https://www.opti-office.com) wordt gebruik gemaakt van cookies. Deze maken het mogelijk om informatie over jou te onthouden en maken het een website mogelijk om je browser te herkennen en om snel en eenvoudig op een website te surfen. Deze cookies bevatten dus informatie om bepaalde voorkeuren te onthouden zodat deze niet telkens opnieuw dient ingegeven te worden bij een nieuw bezoek aan een website.
Ze kunnen ook dienen om de grafische inhoud van een website correct en netjes te doen verschijnen en correct te doen werken.
Als je niet wil dat een website cookies op jouw computer plaatst dan kan je dat zo in je browser instellen.
Cookies kan je desgewenst blokkeren via de browserinstellingen. Hiervoor ga je naar de helppagina van de browser die je gebruikt.
Opti-Office Solutions maakt gebruikt van First Party Cookies die enkel op de website worden geplaatst en dienen voor een goede werking ervan.
Een daarnaast maakt Opti-Office Solutions ook gebruik van Third Party Cookies die door een andere partij met een andere domainnaam op de website worden geplaatst en dien om je gebruikerservaring te verbeteren en waarmee we het gebruik van de website meten.
Alle partners waarmee wij samenwerken voldoen aan de huidige GDPR regelgeving en meer info over welke gegevens precies worden verzameld en de bewaartijd ervan kan u terugvinden via onderstaande koppelingen:
https://support.google.com/analytics/answer/6318039?hl=nl
https://www.hotjar.com/privacy/gdpr-compliance/
https://help.hotjar.com/hc/en-us/articles/115011789248-Hotjar-Cookies
Opti-Office Solutions doet alles wat nodig is om haar website goed te laten werken, wat natuurlijk betekent dat sommige delen van website het gebruik van cookies nodig hebben. Om er zeker van te zijn dat de website optimaal kan functioneren worden bepaalde cookies gebruikt. Voor het gebruikt hiervan beroept Opti-Office Solutions zich op een legitiem belang.
Over welke rechten kan je beschikken?
In overeenstemming met de General Data Protection Regulation (GDPR) beschik je over specifieke rechten in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Recht op inzage, rectificatie, overdraagbaarheid en beperking van persoonsgegevens
Klanten beschikken over het recht om alle persoonlijke gegevens die we van hen verzamelen in te kijken (inzage).
Eventuele onjuistheden of onvolledigheden kan je laten aanpassen (rectificatie), of om niet te verwerken omwille van de onjuistheid (beperking persoonsgegevens). Je kan ook vragen om jouw digitale persoonsgegevens over te dragen naar een andere organisatie met een gelijkaardige dienstverlening (overdraagbaarheid).
Recht om te worden vergeten
Een bezoeker/klant heeft altijd het recht om zijn/haar gegevens te laten verwijderen uit onze databases.
Recht om klacht in te dienen
Indien de klant van mening is dat wij zijn gegevens onrechtmatig verwerkt hebben, heeft de klant het recht een klacht in te dienen.
Dit kan in de eerste plaats bij ons via info@opti-office.com. Wij zullen uw klacht, vraag of om beperking ter harte nemen, u zo goed mogelijk beantwoorden en informeren en trachten tot een oplossing te komen.
Indien dit niet lukt, en u acht het nodig, dan kan er altijd een klacht ingediend worden bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel: 02/274 48 00, email: contact@apd-gba.be, website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Wijzigingen
Opti-Office Solutions heeft het recht om deze privacyverklaring te wijzigen. Nieuwe wijzigingen zullen gepubliceerd worden op de website. Wanneer je onze website bezoekt, ben je automatisch gebonden aan de voorwaarden van het (gewijzigde) privacybeleid. Bij wijziging is de nieuwe versie van het privacybeleid van werking na datum van publicatie. Alle meldingen over eventuele wijzigingen en de publicatie van het gewijzigde privacybeleid verlopen via www.opti-office.com of onze nieuwsbrief.
Vragen?
Indien je vragen, klachten of opmerkingen hebt over onze privacyverklaring of de manier waarop wij jou persoonsgegevens verwerken, inclusief het uitoefenen van je rechten, kan je contact opnemen via info@opti-office.com